Zirve Programı üzerinden Toplu Ekstre Almak

Selam, bugün yine osgb’lerin (muhasebe ve bilişim teknolojileri kısmını) ilgilendiren bir sorun ve çözüm arayışı ile ilgili hazırladığım bir yazı ile beraberiz,
Sorun şu: Osgb’ler sundukları iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinde standart kalemlere sahip, yani bir Ortak Sağlık Güvenlik Biriminde çalışan İş Güvenliği Uzmanları ile İş Güvenliği Hizmeti ve İşyeri Hekimleri ve Diğer Sağlık İle İş Sağlığı hizmetini veriyorlar, Yani Toplamda sadece kendi işini yapan bir osgb muhasebesinde
3 Kalem satış oluyor

  1. İş Güvenliği Uzmanlığı Hizmeti
  2. İşYeri Hekimliği Hizmeti
  3. Diğer Sağlık Personeli Hizmeti

Yönetim Akademisi OSGB ‘nin Bursa, Manisa, Tekirdağ gibi illerde osgb hizmetlerini vermesinin yanında, İş Başı Eğitimleri, İşe Giriş Sağlık Muayeneleri, Mobil Araç vb gibi isg hizmetlerinin yanında, Yöncert Firması ile Kalite Belgelendirme (ISO Kalite Sistemleri, vb gibi) iştirak ve partnerlik gibi hizmet ortaklığı konularıylada Periyodik Kontrol, Ortam Ölçümleri, Hijyen Ölçümleri, yine İstanbul, bursa, manisa, Tekirdağ illerinde ilkyardım eğitimleri konusunda müşterilerine hizmet sağladığı için hem hizmet sunduğu müşteri sayısı hem de hizmet (muhasebe) kalemleri fazlalaşmış oluyor.

Bu gibi durumlar osgb ‘lerin muhasebe departmanında cari hesaplarla mutabakat sırasında büyük bir iş yükünü doğuruyor, çalıştığım işletmelerde muhasebe programları olarak link, logo ve zirve yazılım, eta (dos) programları ile çalıştım. En son iki işyerinde zirve programını gördüm, zirve yazılımın kullanımı gerçekten basit, ancak cari hesap ekstreleri ile ilgili aşağıda belirteceğim sorun sadece osgb firmalarını değil aslında zirve yazılımı kullanan tüm kişileri ilgilendiriyor.
Firmalarla mutabakat yaparken, hesaplarınız uyuşmadı ne yapıyorsunuz? Cari Hesap Ekstresi gönderiyoruz, peki bu uyuşmadığınız firma sayısı 100-200-300 vs çok fazlaysa? Yada her biri uyuşsada cari hesap ekstresini sürekli görmek istiyorsa? Cari hesap ekstresini normal şartlarda zirve yazılımda,

  • Programı açıp 
  • Cari Tıkla
  • Açılan sayfa alt bölümde Rapor butonuna tıkla

Burada 1 numarada cari hesap ekstresini tüm firmaların toplu halde alabiliyorsunuz ve bunu excel formatına kaydedebiliyorsunuz. Ancak bu aldığınız toplu ekstre’yi ayrı ayrı excel sayfalarına alsanız, yani her firmanın kendi excel dosyası olsa (yada pdf) her firma için ekstradan cari hesap ekstresi yazdır demekten kurtulsanız iyi olmaz mıydı bu işlem her firma için en az 8-10 mouse hareketi demek 15 sn kaybolması anlamına gelir (cari’yi ara , seç, sağ click, ekstre yazdır, pdf i seç, firma adını yaz, kaydedilecek dosyayı bul, kaydet) aynı işlemi tekrar tekrar 1000 firmaya uygula yaklaşık ekstre kaydetme olayı 4 saat kadar bir zaman sürecektir (minimum dikkat dağılmasından bahsetmiyorum bile) işte bu zaman kaybını önleyebilmek için bende internette araştırmaya başladım. Aslında konu iki türlü hallolabilir,

  1. Makro Recorder yazılımları kullanmak ve kayıt hızını arttırmak, bu işlemde makro recorder 3rd yazılımları ile yaptığımız işlemleri birkez kaydederek (yani her firmanın birer kez cari hesap ekstresini kaydederiz) sonrasında makro recorder yazılımına kaydettiğimiz bu işlemleri çalıştırırız ve çalıştırma hızını ½ arttırarak akşamdan makinemizi açık bırakarak bir sonraki güne ekstreleri almasını sağlarız. Bu işlemde makine başında olmayacağımız için sistem bizim yerimize otomatik olarak ekstreleri alır kaydeder. Bizde ertesi gün oluşturulmuş olan ekstreleri müşterilere mail atabiliriz.
  2. İkincisi ve daha mantıklı olanı ise excel de tek sayfaya aktarılmış olan bu cari hesap ekstrelerinin excel içindeki makro (visual basic) kodlama yapılarak her cari hesabın başka excel dosyasına aktarılmasını sağlayabiliriz, bunu yapabilirsek zaman oranı 5-10 dakika arası kadar ancak bir kayıp olacaktır. 

Bu nedenle bu aralar ikinci konuyla ilgili araştırma yapıyorum, ne yazık ki zirvenin toplu cari hesap ekstresi alma ile ilgili böyle bir çalışması yok. İşin kötüsü cari hesap ekstrelerini zirve yazılım üzerinden de atamadığınız için hiçbir şekilde kullanışlı olmuyor.

Umarım bu soruna ait bir çözüm bulabilirim.
Konuyla ilgili internet sitelerine çözüm amaçlı oluşturduğum soru başlıklarını aşağıda bulabilirsiniz.


şu linkteki https://drive.google.com/open?id=0B3dkEKhbK2yIYXd4WXgxRDJyMjA gibi bir cari hesap ekstre listem var, cari hesap ekstresini incelediğinizde (toplu ekstre alınmıştır) tüm firmaları tek bir excel dosyasında gösteriyor, oysa ben ayrı ayrı excel dosyalarında olmasını istiyorum. Bunu muhasebe programı üzerinden yapamadık, ne yazık ki

Yapmak istediğim olay şu muhasebe programımızdan cari hesap ekstresi alıyoruz tüm firmalarınkini toplu olarak bir excel sayfasına aktarıyor. Ben bu excel dosyasındaki her cari adı ve işlemlerini ayrı bir excel dosyasına cari adı ile otomatik kaydedebilirsem işim epey kolaylaşmış olacak
Örnek bir cari hesap ekstre görüntüsü ekteki gibidir


Yukarıdaki görselde gördüğünüz gibi Cari Adı Firma 1 de bir tanım başlıkları tarih evrak no evrak açıklama dvz cinsi borç alacak gibi satırlar var altında ise bu işleme ait veriler cari firma 1 de 4  işlem yapılmış cari firma 2 de 3 işlem yapılmış cari firma 3 te ise hem fazla işlem var hem de diğer iki firmadan ayrı olarak iki tane tanım satırı var şöyle ki cari kodunun altında firma 1 de olduğu gibi tarih evrak no evrak türü açıklama satırı var ancak işlemlerin sonunda stok kodu, stok adı, miktar gibi ikinci bir tanımlama satırı var.

Burada makrolar yardımı ile tek sayfada kayıtlı olan bu cari hesapların firma1.xlsx, firma2.xlsx firma3.xlsx şeklinde kendi firmalarına ait şekilde ayırma imkanım olur mu?
Yada ikinci yol sütun adları belli olduğu için şunu yapabilir miyim?
Ekte bulunan excel dosyasında ikinci bir sheet var ben bu ikinci sheet e buradaki firma isimlerini satır satır oradaki başlıklara alabilir miyim?

Yani cari firma1 e ait olan tarih evrak no evrak türü vs vs 2. Sheette bulunan sütunlara tek satır olarak işlensin mümkün olur mu?

A sütununda cari hesap adı olacak B sütununda ise cari hesapların listesi olacak bunu yapabilirsem daha iyi olacaktır.

Güncelleme: Bursa OSGB Muhasebe birimimizde yukarıdaki şekilde cari hesap ekstrelerin firma firma ayrılması ile ilgili excel forumundan plint adlı çalışma arkadaşımızın, bir çözüm önerisi geldi bunu muhasebe departmanımızda deneyeceğim sonuçları paylaşacağım.
Merhaba
Ek dosyayı deneyiniz,
Kodların çalışması her firma için "B" sütununda "Cari Kodu :" ibaresi ve "F:H" sütunları arasında
"Toplam Tutarlar :" ibaresinin örnekteki gibi bulunmasına bağlıdır.
http://s3.dosya.tc/server10/lvfjed/deneme.zip.html

Makro kodu:
Private Sub CommandButton1_Click()

Application.ScreenUpdating = False
For Each a In Range("B1:B" & UsedRange.Cells.Rows.Count)
If a.Value = "Cari Kodu  :" Then
Set c2 = Range("F" & a.Row & ":H" & Rows.Count).Find("Toplam Tutarlar :", , xlValues, xlWhole, , , False)
 If Not c2 Is Nothing Then
  Set ktp = Workbooks.Add(1)
Range("A" & a.Row & ":T" & c2.Row).Copy
ktp.Sheets(1).Cells(1).PasteSpecial
ktp.Sheets(1).Cells.Font.ColorIndex = 1
s = s + 1
dosyam = "Firma " & s
ActiveWorkbook.SaveAs ThisWorkbook.Path & "\" & dosyam & ".xls", FileFormat:=xlNormal
ActiveWorkbook.Close
End If
End If
Next
Application.CutCopyMode = False
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Yorumlar